200 résumés de travaux de fin d’études mis en page automatiquement avec EDM Publish

Chaque année, la Haute école spécialisée bernoise BFH diffuse les résumés des travaux de fin d’études des étudiants de bachelor et de master dans une série de huit publications trilingues sobrement appelées Book.

Un travail fas­ti­dieux si l’on consi­dère que jusqu’à présent, les résumés de près de 200 étu­diants étaient mis en page à la main. La BFH et Hot’s Design Communication ont alors col­la­boré pour adapter Easy Docmaker et en faire une pla­te­forme col­la­bo­ra­tive et flexible capable de générer auto­ma­ti­que­ment les PDF des résumés.

Melanie Nellen, res­pon­sable du projet à la BFH, et Éric Brazier nous racontent comment s’est dérou­lée cette collaboration.

Les interviews

  • En quelques mots, avant d’utiliser EDM Publish, quel était le pro­ces­sus pour la réa­li­sa­tion du Book ?
    Tout d’abord, les étu­diants sai­sis­saient leur résumé sur une pla­te­forme. C’était un espace plutôt basique et rela­ti­ve­ment rigide. Un gra­phiste externe récu­pé­rait ensuite toutes les données – textes, images, gra­phiques, etc. – et mettait en page, un à un, chaque résumé. Les étu­diants devaient ensuite sou­mettre leur résumé à leurs conseillers, experts et par­te­naires indus­triels pour relec­ture. Les étu­diants col­lec­taient ainsi les remarques et effec­tuaient leurs cor­rec­tions avant de les envoyer au secré­ta­riat de leur filière d’études res­pec­tif. Les secré­taires nous trans­met­taient ensuite les demandes de cor­rec­tions que nous trans­fé­rions au gra­phiste. Il adap­tait le PDF et le ren­voyait pour vali­da­tion aux étu­diants. Dès la deuxième cor­rec­tion, toute modi­fi­ca­tion deve­nait payante. Et pour­tant nous avions encore un nombre impres­sion­nant d’échanges par e‑mail, direc­te­ment avec les étu­diants ou par l’intermédiaire des secrétariats.
  • Quels étaient vos besoins lorsque vous nous avez contactés ?
    Nous vou­lions une solu­tion offrant plus de flexi­bi­lité aux étu­diants, afin qu’ils puissent modi­fier, cor­ri­ger et adapter leur résumé de manière auto­nome (et gra­tui­te­ment) jusqu’à sa vali­da­tion finale. Nous vou­lions aussi que les secré­ta­riats aient une meilleure vue d’ensemble et un meilleur suivit de l’avancée des travaux. Pareil pour nous bien sûr, qui coor­don­nons l’ensemble du projet et faisons office d’intermédiaire.
  • Qu’est-ce que EDM Publish a de plus que votre ancienne plateforme ?
    Déjà, l’interface est net­te­ment plus intui­tive et moderne, elle est éga­le­ment consul­table sur ordi­na­teur, tablette ou smart­phone. Pour une Haute école spé­cia­li­sée d’informatique, c’est quand même impor­tant. Ensuite, EDM Publish génère auto­ma­ti­que­ment les PDF des résumés des étu­diants en un seul clic. Pas besoin d’un gra­phiste pour avoir une impres­sion du résumé avec la bonne mise en page. Bien sûr, les typo­graphes et gra­phistes de HDC s’occupent de la micro-typographie et d’harmoniser l’ensemble des résumés pour les ver­sions impri­mées et web du Book, mais de prime abord, les PDF sont dis­po­nibles à tout moment. Les étu­diants peuvent modi­fier la mise en forme du texte, son contenu, changer l’ordre des images, des gra­phiques et voir le résul­tat final en temps réel.
  • Vous avez évoqué plus haut que les conseillers, experts et par­te­naires indus­triels avaient leur mot à dire. Est-ce que EDM Publish a changé quelque chose pour eux ?
    Oui. Lorsqu’ils sont satis­faits de leur travail, les étu­diants sou­mettent leurs résumés aux per­sonnes concer­nées. Ces der­nières reçoivent un lien vers la pla­te­forme et peuvent faire leurs com­men­taires. Cela res­semble à un forum de dis­cus­sion, affiché en dessous du résumé. De cette manière, les infor­ma­tions sont ras­sem­blées au même endroit et ne se perdent pas dans les boîtes mails.
  • Qu’est-ce que EDM Publish a apporté de positif dans la réa­li­sa­tion du Book ?
    Suite à un chan­ge­ment de poli­tique de sécu­rité interne, nous avons dû avancer le lan­ce­ment de EDM Publish de deux mois, ce qui nous a coûté la phase de test. Malgré tout, l’équipe d’HDC a réussi à nous fournir une solu­tion cohé­rente, intui­tive et effi­cace. D’ailleurs, nous avons reçu un tiers d’e‑mails en moins et 80 % des pro­blèmes ou ques­tions posées par les étu­diants n’étaient pas liés direc­te­ment à EDM Publish.
  • Pour l’instant, vous n’utilisez EDM Publish que pour la partie des résumés des étu­diants. Y aurait-il d’autres pos­si­bi­li­tés d’utilisation de EDM pour le Book ?
    Ce qui pour­rait être envi­sa­geable, serait d’utiliser EDM Publish pour la pre­mière partie du Book. Elle est com­po­sée d’un édi­to­rial, diverses pré­sen­ta­tions (com­munes ou propres à chaque filière d’études) et d’interviews d’étudiants. Pour l’instant, nous tra­vaillons avec des échanges de docu­ments avec le direc­teur, les res­pon­sables des filières, des étu­diants. Ces docu­ments sont ensuite trans­fé­rés aux tra­duc­teurs avant d’être relus, cor­ri­gés, validés. Là aussi, c’est assez labo­rieux. Ce serait génial de pouvoir saisir direc­te­ment sur EDM Publish et pro­fi­ter de son module de tra­duc­tion. Nous gagne­rions énor­mé­ment de temps, assu­re­rions une meilleure qualité et plus de cohé­rence entre les Book. Il s’agit de l’image de notre école et de la mise en valeur de nos étu­diants dont nous sommes très fiers.
  • Éric, ce n’est pas la pre­mière fois que Easy Docmaker est utilisé pour un projet très dif­fé­rent des cata­logues hor­lo­gers. En quoi ce projet avec la BFH est-il différent ?
    Un cata­logue hor­lo­ger est arti­culé autour de mul­tiples réfé­rences et données tech­niques. Sur Easy Docmaker, ces données sont admi­nis­trées et modi­fiables par un nombre réduit de per­sonnes, et il n’y a pas de réel besoin de suivi d’avancement.
    Le projet avec la BFH par contre est arti­culé autour de travaux d’élèves – on peut même parler de travaux col­la­bo­ra­tifs puisqu’il peut y avoir jusqu’à 3 élèves par travail – avec dif­fé­rents inter­ve­nants, des allers-retours, des étapes de vali­da­tions. La partie « work­flow », suivi et alertes aux dif­fé­rents pro­ta­go­nistes est par consé­quent bien plus importante.
    Compte tenu des pro­blé­ma­tiques de la BFH, nous avons réalisé une pla­te­forme sur-mesure: EDM Publish
  • Même si les huit Book res­pectent le même design, chaque filière d’études a des besoins et des spé­ci­fi­ca­tions dif­fé­rentes. Beaucoup de col­la­bo­ra­teurs de la BFH étaient concer­nés, de près ou de loin, par EDM Publish, sans oublier les étu­diants. Quel a été l’aspect le plus épineux du projet ?
    Je dirais : « Parvenir à pro­po­ser une pla­te­forme sim­pli­fiée au pos­sible pour les utilisateurs ».
    Par rapport à un projet « clas­sique », le projet de la BFH impose un petit nombre d’utilisateurs récur­rents (secré­ta­riat, pro­fes­seurs, admi­nis­tra­teurs) qui vont tra­vailler sur le long terme avec l’outil mais en plus quelques cen­taines d’utilisateurs uniques (étu­diants) actifs durant quelques semaines. À chaque nou­velle session d’examen, son lot de nou­veaux uti­li­sa­teurs. Il a fallu pas mal de réflexion pour conver­tir les besoins de la BFH en termes d’interface et de work­flow, le but étant d’offrir aux dif­fé­rents uti­li­sa­teurs une expé­rience intui­tive, effi­cace et très facile d’accès.

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