200 résumés de travaux de fin d’études mis en page automatiquement avec EDM Publish
Chaque année, la Haute école spécialisée bernoise BFH diffuse les résumés des travaux de fin d’études des étudiants de bachelor et de master dans une série de huit publications trilingues sobrement appelées Book.
Un travail fastidieux si l’on considère que jusqu’à présent, les résumés de près de 200 étudiants étaient mis en page à la main. La BFH et Hot’s Design Communication ont alors collaboré pour adapter Easy Docmaker et en faire une plateforme collaborative et flexible capable de générer automatiquement les PDF des résumés.
Melanie Nellen, responsable du projet à la BFH, et Éric Brazier nous racontent comment s’est déroulée cette collaboration.
Les interviews
Du côté de la BFH
- En quelques mots, avant d’utiliser EDM Publish, quel était le processus pour la réalisation du Book ?
Tout d’abord, les étudiants saisissaient leur résumé sur une plateforme. C’était un espace plutôt basique et relativement rigide. Un graphiste externe récupérait ensuite toutes les données – textes, images, graphiques, etc. – et mettait en page, un à un, chaque résumé. Les étudiants devaient ensuite soumettre leur résumé à leurs conseillers, experts et partenaires industriels pour relecture. Les étudiants collectaient ainsi les remarques et effectuaient leurs corrections avant de les envoyer au secrétariat de leur filière d’études respectif. Les secrétaires nous transmettaient ensuite les demandes de corrections que nous transférions au graphiste. Il adaptait le PDF et le renvoyait pour validation aux étudiants. Dès la deuxième correction, toute modification devenait payante. Et pourtant nous avions encore un nombre impressionnant d’échanges par e-mail, directement avec les étudiants ou par l’intermédiaire des secrétariats. - Quels étaient vos besoins lorsque vous nous avez contactés ?
Nous voulions une solution offrant plus de flexibilité aux étudiants, afin qu’ils puissent modifier, corriger et adapter leur résumé de manière autonome (et gratuitement) jusqu’à sa validation finale. Nous voulions aussi que les secrétariats aient une meilleure vue d’ensemble et un meilleur suivit de l’avancée des travaux. Pareil pour nous bien sûr, qui coordonnons l’ensemble du projet et faisons office d’intermédiaire. - Qu’est-ce que EDM Publish a de plus que votre ancienne plateforme ?
Déjà, l’interface est nettement plus intuitive et moderne, elle est également consultable sur ordinateur, tablette ou smartphone. Pour une Haute école spécialisée d’informatique, c’est quand même important. Ensuite, EDM Publish génère automatiquement les PDF des résumés des étudiants en un seul clic. Pas besoin d’un graphiste pour avoir une impression du résumé avec la bonne mise en page. Bien sûr, les typographes et graphistes de HDC s’occupent de la micro-typographie et d’harmoniser l’ensemble des résumés pour les versions imprimées et web du Book, mais de prime abord, les PDF sont disponibles à tout moment. Les étudiants peuvent modifier la mise en forme du texte, son contenu, changer l’ordre des images, des graphiques et voir le résultat final en temps réel. - Vous avez évoqué plus haut que les conseillers, experts et partenaires industriels avaient leur mot à dire. Est-ce que EDM Publish a changé quelque chose pour eux ?
Oui. Lorsqu’ils sont satisfaits de leur travail, les étudiants soumettent leurs résumés aux personnes concernées. Ces dernières reçoivent un lien vers la plateforme et peuvent faire leurs commentaires. Cela ressemble à un forum de discussion, affiché en dessous du résumé. De cette manière, les informations sont rassemblées au même endroit et ne se perdent pas dans les boîtes mails. - Qu’est-ce que EDM Publish a apporté de positif dans la réalisation du Book ?
Suite à un changement de politique de sécurité interne, nous avons dû avancer le lancement de EDM Publish de deux mois, ce qui nous a coûté la phase de test. Malgré tout, l’équipe d’HDC a réussi à nous fournir une solution cohérente, intuitive et efficace. D’ailleurs, nous avons reçu un tiers d’e-mails en moins et 80 % des problèmes ou questions posées par les étudiants n’étaient pas liés directement à EDM Publish. - Pour l’instant, vous n’utilisez EDM Publish que pour la partie des résumés des étudiants. Y aurait-il d’autres possibilités d’utilisation de EDM pour le Book ?
Ce qui pourrait être envisageable, serait d’utiliser EDM Publish pour la première partie du Book. Elle est composée d’un éditorial, diverses présentations (communes ou propres à chaque filière d’études) et d’interviews d’étudiants. Pour l’instant, nous travaillons avec des échanges de documents avec le directeur, les responsables des filières, des étudiants. Ces documents sont ensuite transférés aux traducteurs avant d’être relus, corrigés, validés. Là aussi, c’est assez laborieux. Ce serait génial de pouvoir saisir directement sur EDM Publish et profiter de son module de traduction. Nous gagnerions énormément de temps, assurerions une meilleure qualité et plus de cohérence entre les Book. Il s’agit de l’image de notre école et de la mise en valeur de nos étudiants dont nous sommes très fiers.
Du côté d’Hot’s Design Communication
- Éric, ce n’est pas la première fois que Easy Docmaker est utilisé pour un projet très différent des catalogues horlogers. En quoi ce projet avec la BFH est-il différent ?
Un catalogue horloger est articulé autour de multiples références et données techniques. Sur Easy Docmaker, ces données sont administrées et modifiables par un nombre réduit de personnes, et il n’y a pas de réel besoin de suivi d’avancement.
Le projet avec la BFH par contre est articulé autour de travaux d’élèves – on peut même parler de travaux collaboratifs puisqu’il peut y avoir jusqu’à 3 élèves par travail – avec différents intervenants, des allers-retours, des étapes de validations. La partie « workflow », suivi et alertes aux différents protagonistes est par conséquent bien plus importante.
Compte tenu des problématiques de la BFH, nous avons réalisé une plateforme sur-mesure: EDM Publish - Même si les huit Book respectent le même design, chaque filière d’études a des besoins et des spécifications différentes. Beaucoup de collaborateurs de la BFH étaient concernés, de près ou de loin, par EDM Publish, sans oublier les étudiants. Quel a été l’aspect le plus épineux du projet ?
Je dirais : « Parvenir à proposer une plateforme simplifiée au possible pour les utilisateurs ».
Par rapport à un projet « classique », le projet de la BFH impose un petit nombre d’utilisateurs récurrents (secrétariat, professeurs, administrateurs) qui vont travailler sur le long terme avec l’outil mais en plus quelques centaines d’utilisateurs uniques (étudiants) actifs durant quelques semaines. À chaque nouvelle session d’examen, son lot de nouveaux utilisateurs. Il a fallu pas mal de réflexion pour convertir les besoins de la BFH en termes d’interface et de workflow, le but étant d’offrir aux différents utilisateurs une expérience intuitive, efficace et très facile d’accès.
